Skargi, wnioski, reklamacje INSTRUKCJA ZGŁASZANIA SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI, NARUSZEŃ PRAWA

CEL INSTRUKCJI

Celem instrukcji jest opisanie zasad składania skarg i zażaleń oraz zgłaszania podejrzeń nieprawidłowości i naruszeń prawa w związku z działalnością prowadzoną przez P.W EURODIS (dalej EURODIS) zarówno przez Pracowników EURODIS, jak i jej interesariuszy / jednostki zewnętrzne.

ZAKRES STOSOWANIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZAKRES STOSOWANIA

Instrukcja obowiązuje wszystkich Pracowników EURODIS, jej zapisy mają również zastosowanie do osób i jednostek współpracujących z EURODIS.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Za opracowanie, wdrożenie i aktualizację niniejszej instrukcji odpowiada właściciel EURODIS Jolanta Pinet

DOKUMENTY ZWIĄZANE ZAŁĄCZNIKI − Załącznik 1 – Formularz zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości, naruszeń prawa

SPOSÓB POSTĘPOWANIA ZGŁASZANIE PRZEZ PRACOWNIKÓW SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRZEPISÓW PRAWA

Wszyscy Pracownicy EURODIS mogą zgłaszać skargi, zażalenia oraz wszelkie uchybienia prawne oraz zauważone działania niezgodne z zakładowymi regulaminami, procedurami, instrukcjami, Politykami obowiązującymi w EURODIS, Kodeksem Pracy czy innym obowiązującym ustawodawstwem. W pierwszej kolejności nieprawidłowości powinny zostać zgłoszone do bezpośredniego Przełożonego Pracownika lub właściciela EURODIS. Istnieje możliwość anonimowego złożenia skargi/ zażalenia/ zgłoszenia nieprawidłowości lub naruszeń prawa poprzez:

− wysłanie wiadomości za pośrednictwem formularza znajdującego się na stronie internetowej EURODIS www.eurodis.pl

− wysłanie wypełnionego formularza (Załącznik nr 1) lub wiadomości w dowolnej formie pocztą tradycyjną na adres: PW EURODIS ul. Poznańska 16-18, 89-203 Zamość k/Bydgoszczy z dopiskiem „Skargi, zażalenia, nieprawidłowości, naruszenia prawa”.

ZGŁASZANIE SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRZEPISÓW PRAWA PRZEZ OSOBY / JEDNOSTKI ZEWNĘTRZNE

Sformalizowany mechanizm zgłaszania skarg, zażaleń, nieprawidłowości oraz naruszeń przepisów prawa został opracowany nie tylko na potrzeby Pracowników, ale też kontrahentów, społeczności lokalnych i pozostałych Interesariuszy EURODIS. Kontrahenci / jednostki lokalne / pozostali Interesariusze mogą wnosić skargi i zażalenia a także zgłaszać nieprawidłowości oraz naruszenia przepisów prawa (w związku z działalnością EURODIS) poprzez:

− wysłanie oficjalnego pisma na adres: PW EURODIS ul. Poznańska 16-18, 89-203 Zamość k/Bydgoszczy

− pocztę elektroniczną na adres email: dyrekcja@eurodis.pl

− wysłanie wiadomości za pośrednictwem formularza znajdującego się na stronie internetowej Eurodis: www.eurodis.pl

Skargi, zażalenia i zgłoszenia naruszeń i/lub nieprawidłowości mogą być zgłaszane zarówno poprzez wypełnienie formularza stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji, jak również w innych formach. EURODIS zastrzega jednocześnie, że zgłoszenia niepełne, niemożliwe do doprecyzowania (przede wszystkim w przypadku zgłoszeń anonimowych) nie będą rozpatrywane.

BADANIE ZGŁOSZONYCH SKARG, ZAŻALEŃ, NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ NARUSZEŃ PRAWA – CZYNNOŚCI

Niezwłocznie po wpłynięciu zgłoszenia skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniu przepisów prawa Właściciel stwierdza czy zgłoszenie jest zasadne oraz podejmuje decyzję o podjęciu dalszych czynności. W zależności od charakteru zgłaszanej skargi Właściciel może powołać odpowiedni zespół do jej oceny, przy zachowaniu pełnej poufności wobec osoby zgłaszającej w/w kwestię. Zgłoszenie zostanie zbadane i jeśli okaże się uzasadnione, zostaną podjęte odpowiednie środki zaradcze i działania naprawcze.

Odpowiedź na zgłoszenie skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszenia prawa w sytuacji, gdy osoba lub podmiot ją zgłaszający są znane, zostanie udzielona w ciągu 30 dni.

Jeżeli zgłoszenie ze względu na swoją złożoność wymaga dłuższego czasu na odpowiedź, powód zaistnienia zwłoki i data spodziewanej odpowiedzi oraz podjęte kroki w celu wyjaśnienia zgłoszenia, zostaną przekazane w ciągu 30 dni roboczych. Wszelkie zgłoszenia są rejestrowane przez EURODIS wraz z dokumentacją fotograficzną (w razie potrzeby). Sporządza się notatkę z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego. Cały przebieg procesu jest nadzorowany przez Właściciela.

GWARANCJA POUFNOŚCI I OCHRONA OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH

Informacje przekazane w ramach złożonej skargi, zażalenia lub zawiadomienia o nieprawidłowościach lub naruszeniach prawa są poufne i podlegają ochronie przed udostępnieniem osobom nieuprawnionym. Fakt ich przekazania w żadnym wypadku nie wpłynie negatywnie na sytuację osoby je przekazującej. EURODIS zapewnia pracownikom, którzy zgłaszają nieprawidłowości, ochronę co najmniej przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, w szczególności dokonanie zgłoszenia nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, przeniesienia na inne stanowisko pracy czy zmiany zakresu obowiązków. Przekazane informacje zostaną ujawnione wyłącznie niezbędnym organom prawnym, jeżeli będzie to konieczne, z jednoczesną prośbą o utajnienie danych osobowych zgłaszającego skargę, zażalenia, zawiadamiającego o nieprawidłowościach i/lub naruszeniach prawa.

MONITOROWANIE SKUTECZNOŚCI INSTRUKCJI

EURODIS raz do roku zleca przeprowadzenie badania skuteczności i adekwatności postanowień niniejszej instrukcji oraz w razie potrzeb zgłasza konieczność jej aktualizacji.